Однако на практике полностью исключить персональные данные крайне сложно. Даже при работе только с юрлицами в документообороте почти всегда присутствуют сведения о физических лицах — директорах, главных бухгалтерах, менеджерах, представителях контрагентов. Это могут быть:
- ФИО руководителя или представителя в договоре;
- паспортные данные при доверенности;
- рабочие e-mail и телефоны, если они персонифицированы.
В таком случае организация уже является оператором персональных данных и обязана соблюдать требования ФЗ-152.
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определяемому физическому лицу.
- Ст. 6 ФЗ-152 — допускает обработку ПДн, если это необходимо для исполнения договора (в т. ч. с юрлицом, но через его представителей).
- Ст. 22 ФЗ-152 — оператор обязан уведомить Роскомнадзор о начале обработки ПДн, если не подпадает под исключения.
Таким образом, если компания хоть раз работает с данными физических лиц (представителей юрлиц), она становится оператором ПДн.
Практика проверок Роскомнадзора
- При проверке одной организации установлено, что она заключала договоры только с юрлицами. Однако в договорах указывались ФИО директоров и главных бухгалтеров. Роскомнадзор признал это обработкой персональных данных и обязал компанию подать уведомление и разработать документы по 152-ФЗ.
- Другой пример: бухгалтерская фирма работала только с юрлицами, но получала от них сведения о сотрудниках для расчёта зарплаты. В итоге — полный объём обязанностей по ФЗ-152.
Важный нюанс
Компании, которые уверены, что работают исключительно с юрлицами, часто упускают момент: персональные данные могут «просачиваться» через договора, доверенности, контакты сотрудников контрагентов. Даже наличие в договоре фамилии директора — это уже персональные данные.
Рекомендации и выводы
ФЗ-152 не нужно соблюдать только в случае, если деятельность компании вообще не связана с обработкой персональных данных физических лиц. На практике это встречается редко. Чтобы исключить риски:
- Проанализируйте свои договоры, доверенности и переписку с контрагентами.
- Если там есть данные физлиц (ФИО, контакты, паспортные данные) — это уже обработка ПДн.
- Включите представителей юрлиц в перечень субъектов ПДн.
- Разработайте и внедрите комплект документов по 152-ФЗ.
Компания ICTech поможет вашей организации провести аудит документооборота и определить, действительно ли вы работаете только с юрлицами или всё же обрабатываете персональные данные физических лиц. Мы подготовим полный пакет документов по 152-ФЗ, чтобы закрыть все возможные риски при проверках.
