Нужно ли согласие на хранение копии паспорта сотрудника?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Хранение копии паспорта сотрудника — это обработка персональных данных, и в некоторых случаях даже специальных категорий (так как документ содержит сведения о дате и месте рождения, прописке и т.д.).

Для оформления трудовых отношений работодатель вправе требовать паспорт и вносить его реквизиты в кадровые документы (трудовой договор, личная карточка и др.) — это закреплено в Трудовом кодексе РФ. Однако хранение копии паспорта прямо в законе не предусмотрено как обязательное. То есть для целей кадрового учёта достаточно внести необходимые сведения, а саму копию хранить не требуется.

Если организация всё же хранит копии паспортов (например, для подтверждения личности при проверках или по внутренним регламентам), то правовым основанием может быть либо исполнение трудового договора, либо отдельное согласие работника на хранение копии документа. На практике Роскомнадзор считает: если работодатель хранит копию паспорта сверх обязательного минимума, лучше иметь письменное согласие сотрудника.

Обоснование по законодательству

• 152-ФЗ «О персональных данных»:
  • Ст. 6 ч. 1 п. 2 — допускается обработка ПДн без согласия, если она необходима для исполнения трудового договора.
  • Ст. 9 ч. 1 — для специальных категорий данных (например, о месте жительства) требуется согласие, за исключением случаев, установленных законом.
• Трудовой кодекс РФ:
  • Ст. 65 — работник обязан предъявить паспорт при заключении трудового договора, но хранение копии не указано как обязанность работодателя.
• Разъяснения Роскомнадзора: хранение копий паспортов допустимо, но должно быть обосновано целями, либо сопровождаться согласием работника.

Типичные ошибки организаций

• Хранят копии паспортов без документального обоснования, зачем они нужны.
• Считают, что согласие не требуется вообще, хотя цель хранения выходит за рамки трудового законодательства.
• Хранят копии паспортов уволенных сотрудников, хотя цель их обработки уже достигнута.

Особенности применения на практике

• Работодатель обязан зафиксировать данные паспорта в кадровых документах — это можно делать без согласия.
• Если копия паспорта хранится, необходимо обосновать её цель (например, внутренние проверки, доступ к объектам, отчётность).
• В большинстве случаев правильнее получить письменное согласие работника на хранение копии паспорта.
• Срок хранения копии паспорта — столько же, сколько хранятся кадровые документы, либо до момента отзыва согласия.

Рекомендации и выводы

1. Для заключения трудового договора хранить копию паспорта не требуется — достаточно зафиксировать реквизиты документа.
2. Если организация хранит копию паспорта, нужно документально обосновать такую необходимость.
3. Чтобы минимизировать риски, целесообразно получать письменное согласие сотрудника на хранение копии паспорта.
4. Копии паспортов уволенных работников должны уничтожаться по окончании целей обработки и сроков хранения.

Если вы хотите, чтобы ваша организация полностью соответствовала требованиям законодательства РФ и 152-ФЗ, а все документы — от согласий до регламентов — были оформлены правильно и защищали бизнес от штрафов, специалисты ICTech подготовят для вас полный пакет документов по обработке персональных данных в организации. Вы получите юридически корректную документацию, регламенты и инструкции для сотрудников, что обеспечит готовность к любой проверке Роскомнадзора.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге