Когда согласие необходимо:
- если компания вносит данные с визиток в клиентскую базу для рассылок или маркетинга;
- если визитки хранятся и используются в CRM-системах;
- если данные передаются партнёрам или третьим лицам.
Когда согласие может не потребоваться:
- если визитка получена и используется строго для исполнения договора или переговоров, инициированных самим клиентом;
- если контакты указаны в визитке в связи с публичной деятельностью (например, представитель юрлица оставил свои данные именно для деловых коммуникаций).
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — персональные данные — любая информация, относящаяся к конкретному лицу.
- Ст. 6 ФЗ-152 — обработка допускается с согласия субъекта либо при наличии законного основания (например, для исполнения договора).
- Ст. 10.1 ФЗ-152 — распространение данных допускается только с отдельного согласия.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор разъясняет, что передача визитки не является безусловным согласием на обработку всех содержащихся в ней данных.
Пример: компания собирала визитки на выставке и использовала их для рекламной рассылки. Проверка РКН признала это нарушением, так как согласия на маркетинг не было.
В другом случае визитка сотрудника контрагента использовалась исключительно для деловой переписки по договору. РКН не выявил нарушений, так как обработка была необходима для исполнения обязательств.
Важный момент для организаций
Хранить визитки «про запас» или использовать их для маркетинга без согласия субъекта нельзя. Допустимо использовать данные только в рамках тех целей, для которых визитка была передана (обычно — для связи по работе).
Рекомендации и выводы
Да, согласие на обработку визиток клиентов требуется, если компания хочет использовать данные для рассылок, рекламы или иных дополнительных целей. Чтобы действовать правильно:
- Определяйте цели обработки при получении визитки.
- Получайте согласие, если хотите использовать контакты для маркетинга.
- Используйте данные с визиток только в рамках переговоров и исполнения договоров.
- Включите порядок работы с визитками в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации выстроить безопасную систему работы с визитками клиентов: подготовит формы согласий, регламенты обработки и полный пакет документов по ФЗ-152.
