Когда согласие не нужно:
- при приёме сотрудника на работу и заключении трудового договора;
при ведении личного дела, расчёте зарплаты, учёте налогов и страховых взносов;
- при подготовке и передаче данных в государственные органы (ФНС, ПФР, ФСС и др.);
- при хранении копии паспорта в кадровой службе для подтверждения личности.
Когда согласие требуется:
- если копия паспорта используется вне целей трудового законодательства (например, для публикации, передачи третьим лицам без законного основания);
- если данные передаются подрядчикам, которые не оформлены как операторы или обработчики ПДн в рамках договора поручения.
Обоснование по законодательству
- Ст. 6 ФЗ-152 — согласие не требуется, если обработка необходима для исполнения договора (трудового) или в случаях, прямо предусмотренных законом.
- Ст. 86 ТК РФ — работодатель обрабатывает ПДн работника только для целей, связанных с трудовыми отношениями.
- Ст. 87 ТК РФ — определяет состав документов, которые работодатель обязан вести (включая копии документов, удостоверяющих личность).
- Ст. 88 ТК РФ — работодатель обязан обеспечивать конфиденциальность персональных данных работников.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор в своих разъяснениях указывает, что копии паспортов сотрудников могут храниться у работодателя без отдельного согласия, так как это предусмотрено Трудовым кодексом. Нарушением считается:
- хранение паспортных данных в открытом доступе;
- пересылка копий документов через незащищённые каналы;
- использование паспортных данных в целях, не связанных с трудовыми отношениями.
Пример: в одной компании копии паспортов сотрудников лежали в папке на общем сервере, доступ к которому имели все работники. Проверка квалифицировала это как нарушение требований по защите ПДн.
Важный момент для работодателей
Работодатель вправе собирать и хранить копии паспортов без согласия, но обязан обеспечить их защиту и ограничить доступ только для кадровых работников. Использование паспортных данных в любых иных целях требует согласия сотрудника.
Рекомендации и выводы
Нет, согласие на обработку фото паспорта сотрудника для целей трудового учёта не требуется. Но компания обязана:
- Обеспечить защиту копий паспортов (ограничение доступа, хранение в закрытых шкафах или защищённых папках).
- Не использовать паспортные данные за пределами кадрового учёта без согласия.
- Закрепить порядок работы с документами в локальных актах и включить его в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации выстроить законную систему хранения паспортных данных сотрудников, подготовить все необходимые документы и обеспечить защиту ПДн в соответствии с ФЗ-152.
