Нужно ли согласие на обработку ПДн при приёме на стажировку?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

При приёме на стажировку организация обрабатывает персональные данные кандидата и будущего стажёра: ФИО, контактные данные, сведения об образовании, возможно — копии документов. Эти сведения однозначно относятся к персональным данным по ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ.

Для такой обработки отдельное согласие не всегда требуется. Здесь есть два варианта:

На этапе отклика кандидата на стажировку — правовым основанием может быть его инициатива заключить договор (ст. 6 ч. 1 п. 2 152-ФЗ). То есть если кандидат сам предоставляет резюме и документы, согласие не нужно. Но использовать его данные в иных целях (например, хранить резюме «про запас» или передавать третьим лицам) уже можно только на основании отдельного согласия.
При оформлении стажировки — если заключается договор (стажировки, практики, трудовой договор), обработка данных осуществляется для его исполнения. Здесь согласие также не требуется, кроме случаев обработки специальных категорий данных (например, медицинских) или биометрии (фото, видео для пропусков и т.д.).

Обоснование по законодательству

• 152-ФЗ «О персональных данных»:
  • Ст. 6 ч. 1 п. 2 — обработка допускается без согласия, если она необходима для заключения или исполнения договора, стороной которого является субъект.
  • Ст. 9 — согласие требуется для обработки специальных категорий данных (здоровье, национальность, убеждения и др.).
  • Ст. 11 — для биометрических данных (например, фото для системы распознавания лица) обязательно письменное согласие.
• Трудовой кодекс РФ:
  • Ст. 65 — перечень документов, которые предъявляются при заключении трудового договора (распространяется и на стажировку).

Типичные ошибки организаций

• Считают, что согласие не нужно никогда и используют данные кандидатов для иных целей без их разрешения.
• Хранят резюме и анкеты неопределённый срок без законного основания.
• Не уведомляют стажёров о целях и порядке обработки их данных.

Особенности применения на практике

• Для оформления стажировки организация обрабатывает минимум: паспортные данные, документы об образовании, контактную информацию. Всё это делается на основании договора.
• Если стажёру оформляется пропуск с фото или биометрией, необходимо письменное согласие.
• Если организация хранит данные отклонившихся кандидатов — нужно отдельное согласие на включение их в кадровый резерв.

Рекомендации и выводы

1. При заключении договора стажировки согласие на обработку ПДн не требуется, так как есть законное основание.
2. Для специальных категорий данных (например, медицинские справки) или биометрии согласие необходимо.
3. Храните только те данные, которые действительно нужны для стажировки, и не используйте их для других целей без согласия.
4. Разработайте внутренние регламенты по работе с данными стажёров, чтобы при проверке Роскомнадзор не выявил нарушений.

Если вы хотите быть уверены, что процессы приёма стажёров и работы с их персональными данными полностью соответствуют 152-ФЗ, специалисты ICTech подготовят для вас полный пакет документов по обработке персональных данных для организаций. В него войдут формы согласий, локальные акты, регламенты и инструкции, что позволит законно оформлять стажировки и защитить компанию от претензий и штрафов.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге