Когда согласие не требуется:
- при сборе и хранении документов, необходимых для трудоустройства (паспорт, ИНН, СНИЛС, трудовая книжка, диплом и др.);
- при внесении данных в кадровые и бухгалтерские системы для расчёта заработной платы, налоговой и страховой отчётности;
- при передаче данных в государственные органы (ПФР, ФСС, налоговая инспекция).
Когда согласие необходимо:
- если работодатель планирует использовать данные сотрудника в целях, не связанных с трудовыми отношениями (например, для публикации фото на сайте, участия в рекламных проектах, внутренних рассылках о награждениях и т.д.);
- если обрабатываются специальные категории данных (сведения о здоровье, биометрия), не предусмотренные трудовым законодательством.
Обоснование по законодательству
- Ст. 6 ФЗ-152, ч. 1, п. 2 — обработка допускается без согласия субъекта, если она необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект. Трудовой договор подпадает под это правило.
- Ст. 22 ТК РФ — работодатель имеет право собирать и обрабатывать персональные данные работников в целях обеспечения трудовых отношений.
- Ст. 86 ТК РФ — обработка персональных данных работника осуществляется работодателем исключительно в целях, связанных с трудовой деятельностью.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор подтверждает: оформление на работу и ведение кадрового учёта не требует отдельного согласия.
Пример: при проверке в организации установили, что согласия на обработку ПДн сотрудников не оформлялись. РКН признал действия законными, так как данные обрабатывались в рамках трудовых договоров.
В другом случае работодатель использовал фото сотрудников для корпоративного сайта без согласия. Проверка указала на нарушение: такие цели выходят за рамки трудового договора.
Что важно учитывать организациям
- Все действия с персональными данными при приёме на работу должны соответствовать Трудовому кодексу.
- Если компания использует данные сотрудников для дополнительных целей, нужно отдельное письменное согласие.
- Порядок обработки данных при трудоустройстве должен быть закреплён во внутренних локальных актах.
Рекомендации и выводы
Согласие на обработку персональных данных при приёме на работу не требуется, если речь идёт о документах и действиях, прямо связанных с трудовым договором. Но для любых дополнительных целей согласие обязательно. Чтобы исключить нарушения:
- Разграничьте, какие данные обрабатываются по закону, а какие требуют согласия.
- Разработайте формы согласий для фото, публикаций и иных дополнительных целей.
- Включите порядок обработки кадровых данных в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации выстроить систему работы с кадровыми данными, подготовить внутренние регламенты и полный пакет документов по ФЗ-152, чтобы пройти проверку Роскомнадзора без штрафов.
