Когда согласие не требуется:
- если данные используются только для регистрации и допуска к участию (обработка в рамках договора между организатором и участником);
- если обработка осуществляется в объёме, необходимом для исполнения обязательств (например, формирование бейджа, рассылка организационной информации).
Когда согласие обязательно:
- если данные участников используются для маркетинга, рассылки информации о будущих мероприятиях или партнёрских предложений;
- если конференция записывается на фото или видео, и записи будут опубликованы;
- если данные участников (ФИО, должность, место работы) планируется размещать в открытом доступе (например, на сайте или в программе мероприятия).
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — ФИО, контакты, должность и фото участников относятся к персональным данным.
- Ст. 6 ФЗ-152, ч. 1, п. 2 — согласие не требуется, если обработка необходима для исполнения договора (участие в конференции).
- Ст. 9 ФЗ-152 — согласие обязательно, если данные используются для дополнительных целей (маркетинг, публикация в открытых источниках).
- Ст. 152.1 ГК РФ — изображение гражданина (фото, видео) может использоваться только с его согласия.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор разъясняет: регистрация участников мероприятия и использование их данных в рамках организационных целей может осуществляться без отдельного согласия. Но публикация списков участников или фотоотчётов требует отдельного оформления.
Пример: организатор конференции публиковал список участников на сайте без согласий. Проверка РКН признала это нарушением.
В другом случае согласие было получено в регистрационной форме с отдельной галочкой на фото- и видеосъёмку. Нарушений не выявлено.
Важный момент для организаторов
Организаторы часто недооценивают, что фото- и видеосъёмка участников — это тоже обработка ПДн. Такие действия требуют отдельного согласия, даже если регистрация уже оформлена.
Рекомендации и выводы
Да, согласие на обработку данных участников конференции требуется, если данные используются за пределами регистрации и организационных целей. Чтобы соответствовать закону:
- Включайте в форму регистрации согласие на обработку ПДн.
- Отдельно оформляйте согласие на фото- и видеосъёмку.
- Получайте согласие, если планируете публикацию списка участников или рассылку маркетинговых материалов.
- Включите порядок работы с данными участников в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет организаторам конференций разработать корректные формы согласий, подготовить регламенты работы с данными и собрать полный пакет документов по ФЗ-152, чтобы избежать претензий Роскомнадзора.
