Когда согласие требуется:
- при публикации биографии на корпоративном сайте в разделе «О компании», «Наша команда»;
- при размещении информации о сотрудниках в социальных сетях или рекламных материалах;
- при передаче биографических данных партнёрам или в СМИ.
Когда согласие может не требоваться:
- если сведения используются исключительно в кадровых документах (личные дела, приказы, трудовые договоры);
- если биография обезличена и не позволяет однозначно идентифицировать сотрудника (например, общий текст «в компании работает специалист с опытом более 10 лет» без указания ФИО).
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — биография однозначно относится к персональным данным, так как позволяет идентифицировать человека.
- Ст. 6 ФЗ-152 — согласие необходимо, если обработка не предусмотрена законом или договором.
- Ст. 9 ФЗ-152 — согласие должно быть информированным, конкретным и зафиксированным (на бумаге или в электронной форме с ЭП).
- Ст. 152.1 ГК РФ — использование изображения гражданина (если биография сопровождается фото) также требует согласия.
- Ст. 88 ТК РФ — работодатель обязан обеспечивать конфиденциальность персональных данных работников.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор при проверках относит публикацию биографий сотрудников к распространению персональных данных. Без согласия это нарушение ФЗ-152.
Пример: компания разместила на сайте раздел «Наша команда» с биографиями сотрудников, но без получения письменных согласий. По итогам проверки Роскомнадзор обязал удалить информацию и оформить согласия задним числом.
Судебная практика также подтверждает: даже позитивная публикация (например, о наградах или карьерном росте) не освобождает работодателя от необходимости получить согласие.
Важный момент для работодателей
Размещение биографии сотрудника на сайте — это всегда распространение ПДн. Работодатель не может ссылаться на трудовой договор как на основание, так как договор охватывает только внутреннюю обработку. Для публикации во внешних источниках необходимо отдельное письменное согласие.
Рекомендации и выводы
Да, согласие на публикацию биографии сотрудника на сайте требуется. Чтобы действовать правильно:
- Подготовьте отдельную форму согласия на размещение биографии и фото.
- Укажите в согласии точные цели — публикация на сайте, в соцсетях, в рекламных материалах.
- Ознакомьте сотрудников с правом отзыва согласия.
- Включите порядок работы с подобными материалами в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации оформить правильные согласия, выстроить безопасный процесс публикации биографий и привести работу с ПДн в полное соответствие с ФЗ-152. Это позволит законно использовать материалы о сотрудниках и избежать штрафов.
