Когда согласие обязательно:
- если компания размещает на сайте или в социальных сетях материалы о награждении сотрудника;
- если информация используется в презентациях, маркетинговых материалах, пресс-релизах;
- если публикация делается в СМИ или передаётся третьим лицам.
Когда согласие не требуется:
- если сведения о награде официально опубликованы уполномоченным государственным органом (например, указ Президента о государственных наградах);
- если данные используются внутри организации в целях кадрового учёта и не выходят за рамки локальных документов.
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — персональные данные — любая информация, относящаяся к определённому физическому лицу.
- Ст. 6 ФЗ-152 — обработка допускается только с согласия субъекта либо в случаях, прямо предусмотренных законом.
- Ст. 9 ФЗ-152 — согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным.
- Ст. 152.1 ГК РФ — использование изображения и иных сведений о гражданине допускается только с его согласия, за исключением прямо установленных законом случаев.
- Ст. 13.11 КоАП РФ — нарушение порядка обработки ПДн влечёт административную ответственность.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор указывает, что информация о наградах и поощрениях, даже если она носит позитивный характер, является частью персональных данных сотрудника. Например, в одной из проверок организация опубликовала на сайте список сотрудников с благодарностями и премиями. Работник, не согласный с размещением сведений, пожаловался в Роскомнадзор. Регулятор обязал компанию удалить публикацию, так как согласие сотрудника не было оформлено.
Вместе с тем, в случаях государственных наград ситуация иная: официальные сведения о присвоении наград подлежат публикации и не требуют отдельного согласия, поскольку основаны на законе.
Что важно учитывать компаниям
Формулировка согласия должна чётко указывать цели — публикация информации о наградах на сайте, в СМИ или иных источниках. Универсальное согласие на обработку ПДн может быть признано недостаточным, если в нём не указаны конкретные способы использования данных.
Рекомендации и выводы
Да, согласие на публикацию информации о наградах сотрудников необходимо, если компания использует эти данные публично. Чтобы действовать законно, следует:
- Получать письменное согласие сотрудника на публикацию сведений о наградах.
- Прописывать цели и формы публикации в согласии.
- Разграничивать случаи, когда сведения обрабатываются для внутреннего учёта и когда — для внешних коммуникаций.
- Включить порядок работы с информацией о поощрениях в комплект документов по 152-ФЗ.
Компания ICTech поможет вашей организации подготовить корректные формы согласий для публикации наград, закрепить порядок их использования и включить в пакет документов по ФЗ-152. Это защитит бизнес от претензий сотрудников и Роскомнадзора.
