Нужно ли согласие на запись вебинаров с участием сотрудников?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Да, согласие требуется, если запись вебинара фиксирует изображение, голос или иные идентификаторы сотрудника, а затем запись планируется использовать вне внутреннего рабочего процесса. Видеозапись с участием человека относится к его персональным данным, а в ряде случаев — к биометрическим (если позволяет идентифицировать личность по изображению или голосу).

Когда согласие обязательно:

- если запись размещается в открытом доступе (на сайте компании, в соцсетях, на YouTube и др.);
- если запись используется в рекламных или маркетинговых материалах;
- если запись предоставляется клиентам, партнёрам или иным третьим лицам.

Когда согласие не требуется:

- если запись ведётся исключительно для внутренних целей (например, для протоколирования, обучения сотрудников внутри компании);
- если запись необходима для выполнения трудовых обязанностей и не используется публично.

Обоснование по законодательству

• Ст. 3 ФЗ-152 — видеозаписи, фиксирующие изображение и голос, относятся к персональным данным.
• Ст. 6 ФЗ-152 — обработка ПДн допускается только с согласия субъекта или при наличии законного основания.
• Ст. 9 ФЗ-152 — согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным.
• Ст. 152.1 ГК РФ — использование изображения гражданина (включая фото и видео) допускается только с его согласия.
• Ст. 13.11 КоАП РФ — нарушение порядка обработки ПДн влечёт штраф.

Практика и позиция Роскомнадзора

Роскомнадзор в своих разъяснениях отмечал: запись вебинаров и онлайн-встреч с участием сотрудников признаётся обработкой ПДн. Например, при проверке одного образовательного центра выяснилось, что записи вебинаров с лекторами выкладывались в открытый доступ без письменных согласий. Регулятор указал на необходимость получения согласий, так как обработка выходила за пределы трудовых отношений.

В другом случае организация фиксировала онлайн-совещания сотрудников исключительно для внутреннего пользования и хранения в архиве. Роскомнадзор признал это допустимым, так как использование не выходило за рамки рабочих нужд.

Важный момент

Согласие на запись вебинара должно быть оформлено письменно или в электронной форме (например, через корпоративную систему с отметкой сотрудника). В согласии важно указать: цели записи, способы использования (публикация, хранение, предоставление третьим лицам), срок хранения и порядок отзыва согласия.

Рекомендации и выводы

Да, согласие на запись вебинаров с участием сотрудников необходимо, если запись используется публично или выходит за рамки внутренних рабочих целей. Чтобы действовать законно, компании нужно:

1. Разработать отдельную форму согласия на фото- и видеосъёмку.
2. Чётко прописать цели использования записей.
3. Получать согласия заранее при организации мероприятий.
4. Включить порядок обработки видеозаписей в комплект документов по 152-ФЗ.

Компания ICTech поможет вашей организации подготовить корректные формы согласий на запись вебинаров, встроить порядок их обработки в пакет документов по ФЗ-152 и избежать претензий Роскомнадзора.