Почему черновики с ПДн нужно уничтожать:
- в них могут содержаться ФИО, паспортные данные, телефоны, адреса и иная информация, относящаяся к субъекту ПДн;
- они не имеют статуса официальных документов, а значит, не подлежат обязательному хранению;
- их наличие повышает риск утечки, особенно если черновики выбрасываются без уничтожения.
Как правильно уничтожать черновики:
- бумажные — с использованием шредера, утилизации или специализированной организации;
- электронные — с применением программного удаления и очистки корзины, при необходимости — с использованием средств безвозвратного удаления данных.
Обоснование по законодательству
- Ст. 5 ФЗ-152 — содержание и объём ПДн должны соответствовать целям обработки, избыточные данные хранить нельзя.
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан обеспечивать безопасность ПДн и предотвращать их утечку.
- Методические рекомендации Роскомнадзора — указывают, что временные носители (черновики, распечатки, черновые базы) также относятся к ПДн и должны уничтожаться после использования.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор в проверках уделяет внимание даже «мелочам» вроде черновиков и распечаток. Нарушением считается, если сотрудники выбрасывают документы с ПДн в обычные урны.
Пример: в одной компании при проверке нашли корзину с черновиками, где были паспортные данные клиентов. Роскомнадзор обязал внедрить процедуру уничтожения таких документов через шредер. В другом случае в учебном заведении распечатки с персональными данными студентов выбрасывались без уничтожения. Итог — предписание разработать порядок обращения с временными документами.
Важный момент для организаций
Даже черновики считаются носителями ПДн. Их хранение без необходимости и особенно выбрасывание в открытом виде — это нарушение ФЗ-152. Поэтому компании должны официально закрепить порядок обращения с черновыми документами в своих локальных актах.
Рекомендации и выводы
Да, черновики с ПДн нужно уничтожать. Чтобы действовать правильно:
- Определите порядок работы с черновыми документами в локальных актах.
- Используйте шредеры или специализированные сервисы для уничтожения бумажных черновиков.
- Настройте процедуры для удаления электронных временных файлов.
- Включите порядок уничтожения черновиков в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации разработать регламенты по уничтожению черновиков, подготовить пакет документов по ФЗ-152 и исключить риски утечки данных при проверках Роскомнадзора.
