Почему уничтожение обязательно:
- цель обработки данных (передача в рамках проверки) достигнута;
- копии документов становятся избыточными по отношению к заявленным целям;
- продолжение хранения без оснований нарушает принципы обработки ПДн по ФЗ-152.
Как правильно уничтожать копии:
- бумажные — с использованием шредера или специализированной утилизации;
- электронные — с удалением файлов и последующей очисткой носителей, при необходимости — с применением средств гарантированного удаления.
Обоснование по законодательству
- Ст. 5 ФЗ-152 — обрабатываемые ПДн не должны быть избыточными; данные должны уничтожаться по достижении целей обработки.
- Ст. 21 ФЗ-152 — оператор обязан уничтожить ПДн после достижения целей их обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан обеспечить защиту ПДн от неправомерного доступа и неправомерных действий.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор подчёркивает, что временные копии документов, создаваемые для проверки, относятся к ПДн и должны обрабатываться по тем же правилам, что и оригиналы.
Пример: в одной организации после проверки остались копии паспортов сотрудников. При повторной проверке Роскомнадзор зафиксировал их хранение без правового основания и обязал уничтожить. В предписании также указали необходимость закрепить порядок уничтожения временных копий в локальных актах.
В рекомендациях РКН указывается: документы для проверок можно предоставлять в ознакомительном порядке без создания копий, если это возможно. Если копии всё же создаются — они должны быть уничтожены после проверки.
Важный момент для организаций
Наличие у компании «лишних» копий после проверки создаёт риски и может трактоваться как несоблюдение принципов ФЗ-152. Поэтому порядок уничтожения временных копий должен быть документально закреплён и доведён до сотрудников.
Рекомендации и выводы
Да, копии ПДн после проверки подлежат уничтожению. Чтобы действовать законно:
- Фиксируйте цель создания копий (например, «для предоставления Роскомнадзору»).
- Уничтожайте их сразу после завершения проверки, если нет правового основания для хранения.
- Определите порядок уничтожения в локальных актах компании.
- Включите правила по временным копиям в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации разработать регламенты по работе с копиями ПДн, закрепить порядок их уничтожения и подготовить полный пакет документов для соответствия требованиям ФЗ-152.
