Однако для каждого офиса обязательно оформляются локальные рабочие документы, фиксирующие конкретные действия сотрудников этого подразделения: приказы, журналы, акты. Эти документы служат доказательством того, что ФЗ-152 соблюдается именно на месте обработки данных.
Что должно быть в каждом офисе
- Копии централизованных документов:
- Политика обработки ПДн (для клиентов и сотрудников).
- Положение о защите ПДн (внутренний регламент).
- Инструкции по ПДн для сотрудников.
- Перечень категорий ПДн, обрабатываемых в компании.
- Локальные документы конкретного офиса:
- Приказ о назначении ответственного за ПДн в офисе.
- Перечень сотрудников с доступом к ПДн.
- Журналы:
- инструктажей сотрудников,
- доступа к ПДн,
- уничтожения ПДн,
- обращений субъектов ПДн.
- Акты:
- об уничтожении ПДн,
- об обезличивании,
- о блокировке ПДн при обращении субъекта.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан утверждать локальные акты по обработке ПДн и фиксировать исполнение обязанностей.
- Ст. 19 ФЗ-152 — меры безопасности должны действовать во всех местах, где обрабатываются данные.
- Разъяснения Роскомнадзора — документы должны быть доступны для проверки в каждом офисе, где ведётся работа с персональными данными.
Практика проверок Роскомнадзора
В одной компании политика по ПДн была утверждена только в головном офисе, в региональном офисе сотрудники даже не знали о её существовании. Итог — предписание и штраф. В другой организации у каждого офиса был свой приказ о назначении ответственного, велись журналы и хранились копии политики — проверка подтвердила соответствие требованиям.
Что важно учесть
- Все сотрудники офиса должны быть ознакомлены с документами под подпись.
- Ответственный за ПДн назначается отдельно для каждого офиса, даже если это одно и то же лицо.
- Приказы, журналы и акты ведутся в каждом офисе самостоятельно.
Рекомендации и выводы
Да, пакет документов должен быть представлен в каждом офисе. Централизованные акты утверждаются в головном офисе и распространяются на все подразделения, а локальные документы (приказы, журналы, акты) оформляются отдельно для каждого офиса. Это подтвердит, что организация соблюдает ФЗ-152 во всех точках обработки данных.
Компания ICTech поможет вашей организации выстроить систему документооборота по ПДн для всех офисов: централизовать пакет локальных актов и настроить ведение рабочих документов на местах.
