Что должно быть в журнале доступа к архивам
- Дата и время доступа.
- ФИО и должность лица, получившего доступ.
- Основание для доступа (например, служебная необходимость, приказ, поручение).
- Наименование документов или дел, с которыми производилась работа.
- Форма доступа — просмотр, копирование, выдача на руки.
- Подписи сотрудника, получившего доступ, и ответственного за архив.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан осуществлять внутренний контроль и фиксировать факты обработки ПДн.
- Ст. 19 ФЗ-152 — обеспечение безопасности ПДн включает ограничение доступа к ним и регистрацию всех действий.
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» — закрепляет правила хранения и доступа к архивным документам.
- Методические рекомендации Роскомнадзора указывают на необходимость документально подтверждать, кто и на каком основании имел доступ к данным.
Практика проверок Роскомнадзора
Инспекторы часто запрашивают журналы доступа при проверке архивов. В одной компании сотрудники могли брать архивные папки без фиксации в журнале, что было признано нарушением порядка обеспечения безопасности ПДн. В другой — велся журнал с подписями сотрудников и отметками о возврате документов: это подтвердило прозрачность и контроль.
Что важно учесть
- Журнал может вестись как на бумаге, так и в электронном виде (например, в системе электронного архива).
- Отсутствие журнала или его формальное ведение расценивается как несоблюдение ст. 19 ФЗ-152.
- Для электронных архивов важно фиксировать логины пользователей и действия в системе.
Рекомендации и выводы
Да, журнал доступа к архивам с ПДн обязателен для подтверждения, что компания обеспечивает контроль за данными на всём цикле их жизни. Чтобы соответствовать требованиям:
- Утвердите форму журнала (бумажного или электронного).
- Назначьте ответственного за его ведение.
- Регулярно проверяйте корректность заполнения.
Компания ICTech подготовит для вашей организации шаблон журнала доступа к архивам с ПДн и включит его в пакет документов по ФЗ-152. Это позволит подтвердить контроль над архивами и избежать претензий при проверках.
