Какие данные диплома являются ПДн:
- ФИО владельца;
- дата и место рождения;
- название и реквизиты учебного заведения;
- дата выдачи и номер диплома;
- фотография (если есть).
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — персональные данные — любая информация, относящаяся к определённому лицу.
- Ст. 6 ФЗ-152 — обработка без согласия допускается, если она необходима для исполнения трудового договора.
- Ст. 86 ТК РФ — работодатель вправе обрабатывать ПДн работников для целей трудовых отношений.
- Ст. 88 ТК РФ — работодатель обязан обеспечивать конфиденциальность персональных данных сотрудников.
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан обеспечить безопасность персональных данных.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор относит дипломы и иные документы об образовании к персональным данным. Проверки выявляли нарушения, когда сканы дипломов сотрудников хранились на общедоступных сетевых дисках без ограничения доступа. В таких случаях выдавались предписания об устранении нарушений.
Также ведомство подчёркивает: дипломы могут содержать фотографию владельца, что приравнивает их к биометрическим персональным данным при использовании для идентификации.
Важный момент для работодателей
Сканы дипломов необходимы для подтверждения квалификации работника при трудоустройстве. Работодатель вправе их хранить, но обязан:
- ограничить доступ к документам;
- хранить их в закрытых шкафах (на бумаге) или в защищённых электронных системах;
- исключить избыточный сбор данных (не хранить документы, если в них нет необходимости).
Рекомендации и выводы
Да, сканы дипломов сотрудников нужно защищать как персональные данные. Для этого:
- Определите правовое основание хранения (оформление на работу, подтверждение квалификации).
- Не собирайте и не храните лишние документы.
- Обеспечьте ограниченный доступ и технические меры защиты.
- Включите порядок работы с такими документами в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации организовать безопасное хранение дипломов и других кадровых документов, подготовить локальные акты и привести работу в полное соответствие с ФЗ-152.
