Алексей Ветров
Эксперт по защите данных IC-TECH
Нет, документы по персональным данным не требуют нотариального заверения. Все локальные акты (политика, положение, приказы, журналы, регламенты) утверждаются внутри компании — обычно подписью руководителя и печатью организации (если она используется). Закон № 152-ФЗ и подзаконные акты не содержат требования об обязательном нотариальном удостоверении.
Нотариальное заверение может понадобиться только в отдельных случаях, когда это прямо установлено другими законами, например:
- при передаче полномочий на представление интересов в суде;
- при доверенности на подачу документов от имени компании в Роскомнадзор.
Но сами документы по ПДн (политика, согласия, приказы и др.) заверяются внутренними процедурами и не нуждаются в участии нотариуса.
Нотариальное заверение может понадобиться только в отдельных случаях, когда это прямо установлено другими законами, например:
- при передаче полномочий на представление интересов в суде;
- при доверенности на подачу документов от имени компании в Роскомнадзор.
Но сами документы по ПДн (политика, согласия, приказы и др.) заверяются внутренними процедурами и не нуждаются в участии нотариуса.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — закрепляет обязанность оператора самостоятельно утверждать организационные меры по ПДн.
- Ст. 19 ФЗ-152 — меры по защите ПДн должны быть документально оформлены, но форма закрепляется организацией.
- Постановление Правительства РФ № 1119 — определяет организационные меры, но не требует нотариального удостоверения.
Практика Роскомнадзора
При проверках инспекторы требуют внутренние документы с подписью руководителя и датой утверждения. Ни в одном предписании Роскомнадзора не содержалось требований о нотариальном заверении — важна актуальность и соответствие документов, а не их нотариальная форма.
Что важно учитывать компаниям
- Для законности документов по ПДн достаточно подписи руководителя и внутреннего приказа об их утверждении.
- Если документы готовят внешние консультанты, ответственность всё равно несёт оператор, поэтому утверждать их должен руководитель организации.
- Нотариус не участвует в процессе оформления документов по ПДн.
Рекомендации и выводы
Заверять документы по персональным данным у нотариуса не требуется. Чтобы избежать нарушений:
- Утверждайте документы внутренними приказами.
- Обеспечьте подписи руководителя и ответственных лиц там, где это необходимо.
- Ведите журналы и акты в рабочем порядке, а не формально.
- Обновляйте документы при изменении процессов или законодательства.
Компания ICTech поможет вашей организации правильно оформить и утвердить пакет документов по ПДн без лишних формальностей и расходов на нотариуса. Это обеспечит законность и готовность к проверке Роскомнадзора.
Хотите защитить себя от проверок и штрафов?
Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.
