Что должно содержаться в инструкции по хранению бумажных носителей
- Перечень документов, относящихся к бумажным носителям с ПДн (личные дела сотрудников, договоры с клиентами, анкеты, заявления и т.д.).
- Места хранения (кабинеты, архивы, сейфы, шкафы с замками).
- Порядок доступа сотрудников (по спискам, приказам, под подпись).
- Ответственные лица за хранение и контроль доступа.
- Правила копирования и изъятия документов.
- Сроки хранения в соответствии с законодательством и локальными актами.
- Порядок уничтожения носителей по окончании срока хранения.
- Меры по предотвращению утраты, кражи или несанкционированного доступа.
Обоснование по законодательству
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан применять меры по обеспечению безопасности ПДн, включая физическую защиту носителей.
- Ст. 5 ФЗ-152, ч. 7 — данные должны храниться только столько, сколько необходимо для достижения целей, после чего уничтожаются или обезличиваются.
- Приказ ФСТЭК России № 21 от 18.02.2013 — требует документировать организационные меры, включая порядок хранения бумажных носителей.
- ГОСТ Р 57580.1-2017 — закрепляет требования к защите ПДн на материальных носителях.
Практика проверок Роскомнадзора
Инспекторы Роскомнадзора при проверках обязательно обращают внимание на порядок хранения бумажных документов. Выявлялись нарушения, когда личные дела сотрудников хранились в открытых шкафах без замков или доступ к ним имели лица, не имеющие отношения к обработке ПДн. При наличии инструкции и приказов о назначении ответственных лиц проверка признавалась успешной.
Что важно для компании
- Инструкция должна быть утверждена приказом руководителя.
- Хранение в «доступных местах» без замков и контроля считается нарушением.
- В инструкцию нужно включить правила архивного хранения, а также порядок уничтожения по истечении сроков.
- Журнал доступа к бумажным носителям желательно вести параллельно.
Рекомендации и выводы
Да, инструкция по хранению бумажных носителей обязательна. Она позволит компании:
- Обеспечить законное и безопасное хранение документов.
- Избежать утечек и претензий со стороны Роскомнадзора.
- Подтвердить выполнение требований ФЗ-152 при проверке.
Компания ICTech разработает для вашей организации инструкцию по хранению бумажных носителей, определит порядок доступа и уничтожения документов, а также включит её в пакет документов по ФЗ-152. Это гарантирует соответствие закону и снизит риски штрафов.
