Когда согласие не требуется:
- если СКУД используется для учёта рабочего времени, обеспечения безопасности и охраны имущества;
- если порядок работы системы закреплён в локальных актах организации, и сотрудники ознакомлены с ним;
- если обработка данных необходима для выполнения трудового договора и обязанностей работодателя.
Когда согласие может понадобиться:
- если данные из СКУД используются для целей, не связанных с трудовыми отношениями (например, публикация информации о посещаемости);
- если доступ к данным получают третьи лица без правового основания.
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — сведения о сотруднике (ФИО, время входа/выхода), фиксируемые системой, являются персональными данными.
- Ст. 6 ч. 1 п. 2 ФЗ-152 — согласие не требуется, если обработка необходима для выполнения обязанностей, установленных законом.
- Ст. 86 ТК РФ — работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников в рамках трудовых отношений.
- Ст. 88 ТК РФ — работодатель обязан соблюдать конфиденциальность персональных данных.
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан обеспечить защиту данных при их обработке.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор подтверждает, что данные, фиксируемые СКУД, относятся к персональным. Организации обязаны документировать правила работы системы и ограничивать доступ к информации.
В одной из проверок было выявлено, что журналы посещаемости велись в электронном виде, но доступ к ним имели лица, не относящиеся к кадровой службе. Роскомнадзор признал это нарушением принципов обработки ПДн и потребовал ограничить круг уполномоченных лиц.
Важный момент для организаций
Факт использования СКУД сам по себе законен, но важно:
- закрепить порядок работы в локальных актах;
- ознакомить сотрудников с правилами под подпись;
- ограничить доступ к базе данных пропускной системы;
- установить сроки хранения и порядок уничтожения информации.
Рекомендации и выводы
Да, использование пропускной системы — это обработка персональных данных. Чтобы избежать нарушений:
- Пропишите правила работы СКУД в локальных документах.
- Информируйте сотрудников о целях обработки данных.
- Храните данные не дольше, чем это необходимо для целей учёта и безопасности.
- Включите СКУД в перечень информационных систем в комплекте документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации подготовить регламенты по работе с пропускными системами, формы уведомлений и полный пакет документов по ФЗ-152, чтобы обеспечить законность и безопасность обработки.
