Является ли обработкой персональных данных хранение резюме кандидатов?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Да, хранение резюме кандидатов однозначно считается обработкой персональных данных. В резюме содержатся сведения, позволяющие прямо идентифицировать человека: ФИО, контакты, дата рождения, образование, опыт работы. Даже если компания не использует эти данные активно, а просто хранит их на компьютере или в бумажной папке, это уже подпадает под понятие «обработка ПДн» по ФЗ-152.

Какие действия с резюме относятся к обработке ПДн:

• получение резюме (по e-mail, в бумажном виде, через сайты вакансий);
• запись и хранение в кадровой базе или в архиве;
• систематизация и сортировка по должностям;
• использование для приглашения на собеседование;
• передача руководителям подразделений;
• уничтожение резюме кандидатов, не принятых на работу.

Обоснование по законодательству

• Ст. 3 ФЗ-152 — обработка персональных данных включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу и уничтожение.
• Ст. 6 ФЗ-152 — обработка допускается с согласия субъекта либо в случаях, установленных законом.
• Ст. 5 ФЗ-152, ч. 7 — хранение ПДн не должно превышать сроков, необходимых для целей обработки.

Практика проверок Роскомнадзора

• В крупной компании хранили резюме кандидатов без согласий и без политики обработки ПДн. Проверка квалифицировала это как незаконное хранение данных и наложила штраф по ст. 13.11 КоАП РФ.
• В другой организации был разработан порядок: резюме хранится не более 6 месяцев, затем уничтожается с составлением акта. Проверка подтвердила соответствие требованиям ФЗ-152.

Важный нюанс

Получение резюме через сайты поиска работы (hh.ru, SuperJob и др.) не освобождает компанию от обязанностей оператора ПДн. Если кандидат не был принят на работу, резюме не может храниться бессрочно. Обычно допустимый срок — не более 6 месяцев–1 года, после чего данные нужно уничтожить или запросить новое согласие.

С 1 сентября 2025 года согласие на хранение резюме должно оформляться отдельным документом, а не в составе анкеты.

Рекомендации и выводы

Хранение резюме кандидатов — это обработка персональных данных. Чтобы действовать в рамках закона, компании необходимо:

1. Получать согласие кандидата на обработку и хранение его резюме.
2. Установить срок хранения (например, 6 месяцев).
3. По окончании срока — уничтожать резюме с оформлением акта.
4. Включить порядок работы с резюме в комплект документов по 152-ФЗ.

Компания ICTech поможет вашей организации разработать формы согласий для кандидатов и регламент хранения резюме, встроив их в пакет документов по ФЗ-152. Это защитит от претензий Роскомнадзора и жалоб соискателей.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге