Примеры, когда сведения о семейном положении обрабатываются:
- при приёме на работу (работодатель заполняет личную карточку работника по форме Т-2);
- при оформлении налоговых вычетов и пособий, где требуется информация о детях или супруге;
- при страховании или медицинском обслуживании;
- при учёте в образовательных учреждениях (например, данные о родителях).
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определяемому физическому лицу; семейное положение сюда входит.
- Ст. 5 ФЗ-152 — запрещает обработку избыточных данных, не соответствующих целям их сбора.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 86 — обязывает работодателя обрабатывать персональные данные сотрудников только в целях трудовых отношений.
- ФЗ-143 «Об актах гражданского состояния» — закрепляет порядок государственной регистрации заключения и расторжения брака, что подтверждает официальный характер этой информации.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор относит сведения о семейном положении к персональным данным. Проверки показывают, что нарушение чаще всего связано с избыточным сбором данных.
Пример: работодатель требовал от сотрудника предоставить свидетельство о браке, хотя это не было связано с трудовыми обязанностями. Проверка признала такой сбор избыточным.
В другом случае — в кадровых документах хранились сведения о семейном положении для оформления налоговых льгот. Нарушений не выявлено.
Что важно учитывать организациям
Сведения о семейном положении можно собирать только тогда, когда это прямо связано с целями: кадровый учёт, предоставление льгот, оформление документов. Хранение этих данных «про запас» или использование для иных целей (например, публикации) будет нарушением.
Рекомендации и выводы
Да, семейное положение — это персональные данные. Чтобы действовать корректно:
- Собирайте и храните сведения только тогда, когда это прямо предусмотрено законом или необходимо для работы.
- Фиксируйте цели обработки в локальных актах и политике по ПДн.
- Обеспечьте защиту этих данных в кадровых и иных документах.
- Включите обработку таких данных в комплект документов по ФЗ-152, чтобы избежать претензий РКН.
Компания ICTech поможет вашей организации правильно организовать сбор и хранение персональных данных сотрудников и клиентов, разработать регламенты и полный пакет документов по ФЗ-152 для безопасной работы с информацией.
