Порядок оформления акта
— Составление акта. Акт оформляется непосредственно по завершении проверки. Его подписывают должностные лица Роскомнадзора, проводившие проверку, и представители проверяемой организации.
— Количество экземпляров. Документ оформляется в двух экземплярах — один передаётся организации, второй остаётся у Роскомнадзора.
— Срок оформления. Обычно акт составляется в день завершения проверки, но не позднее трёх рабочих дней после неё.
— Форма акта. Утверждена приказом Роскомнадзора от 19.03.2021 № 18. В ней обязательно указываются все выявленные нарушения и ссылки на соответствующие нормы закона.
Содержание акта проверки
— Полное наименование оператора (организации или ИП).
— Основание для проведения проверки (плановая, внеплановая, по обращению гражданина и т.д.).
— Перечень нормативных документов, по которым проводилась проверка.
— Перечень запрошенных документов и фактических данных, полученных в ходе проверки.
— Описание выявленных нарушений с указанием статей 152-ФЗ и подзаконных актов.
— Предложения по устранению нарушений.
— Подписи проверяющих и представителей организации.
— Приложения — копии документов, фото- и видеофиксация, объяснения должностных лиц.
Обоснование по законодательству
— Федеральный закон № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора)» — устанавливает правила оформления результатов проверок.
— Приказ Роскомнадзора № 18 от 19.03.2021 — утверждает формы акта проверки, предписания и распоряжения о проведении проверки.
— 152-ФЗ «О персональных данных» — определяет основания и предмет контроля Роскомнадзора.
Типичные ошибки организаций
— Не фиксируют замечания к акту сразу при подписании.
— Подписывают акт без ознакомления с приложениями.
— Не направляют возражения в установленный срок (3 рабочих дня).
— Не обеспечивают присутствие ответственного за ПДн при проверке.
Практические особенности
Организация имеет право указать в акте своё мнение о выводах проверяющих. Если есть возражения, они фиксируются письменно либо направляются в Роскомнадзор отдельным письмом в течение трёх рабочих дней. Это важно, чтобы в дальнейшем можно было оспорить акт или предписание.
После акта, при выявлении нарушений, выносится предписание об устранении с конкретными сроками.
Рекомендации и выводы
Акт проверки Роскомнадзора — ключевой документ, на основании которого принимаются меры ответственности. Поэтому важно обеспечить присутствие компетентного представителя, проверить правильность формулировок и при необходимости подать возражения.
Чтобы быть уверенными, что проверка пройдёт без нарушений и акт не повлечёт штрафов, закажите в ICTech подготовку полного пакета документов по обработке персональных данных и внутренний аудит готовности к проверке. Мы проведём анализ ваших документов, устраним риски и подготовим организацию к любому визиту контролёров. Это обеспечит спокойствие и защиту от претензий Роскомнадзора.
