Проверка Роскомнадзора в образовательных учреждениях (школах, колледжах, вузах, детских садах) имеет свои особенности, так как организации обрабатывают большое количество персональных данных несовершеннолетних, сотрудников и родителей. Инспекторы оценивают, насколько соблюдаются требования 152-ФЗ, включая организацию хранения данных, информирование субъектов и защиту информации.
Этапы проверки
-
Предварительная подготовка:
Роскомнадзор может направить уведомление о плановой проверке или инициировать внеплановую проверку по жалобе. Инспекторы формируют список документов, которые необходимо предоставить. -
Изучение документации:
Проверяются внутренние документы: политика обработки персональных данных, локальные акты и регламенты, должностные инструкции ответственного за ПДн, журналы учета и реестр обработки данных. Особое внимание уделяется согласиям родителей и законных представителей на обработку данных несовершеннолетних. -
Фактическая проверка:
Инспекторы осматривают серверные и архивные помещения, проверяют системы хранения и обработки данных, включая электронные журналы, образовательные платформы и сайты учреждения. Также оценивается соблюдение технических и организационных мер защиты: контроль доступа, резервное копирование, шифрование, антивирусная защита. -
Работа с персоналом:
Проверяется, прошли ли сотрудники обучение по обработке персональных данных, ознакомлены ли с внутренними регламентами и инструкциями, понимают ли обязанности по защите информации. -
Выдача документов:
По результатам проверки составляется акт проверки и при необходимости предписание об устранении выявленных нарушений. В случае отсутствия нарушений может быть выдан отчет об отсутствии нарушений.
Особенности для образовательных учреждений:
— Обработка данных детей требует особого внимания к согласиям родителей и законных представителей.
— Учебные платформы, электронные дневники и базы учеников должны соответствовать требованиям по защите информации и хранению данных.
— Любая передача персональных данных сторонним организациям (например, сервисам дистанционного обучения) должна быть оформлена договорами с обязательными условиями по защите данных.
Обоснование по законодательству
— Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных» — ст. 6–9, ст. 24 (согласие, права субъектов данных, меры по защите).
— Приказ Роскомнадзора от 1 июня 2017 г. №136 — регламент проведения проверок операторов ПДн, включая образовательные учреждения.
— Методические рекомендации Роскомнадзора по обработке персональных данных несовершеннолетних.
Типичные ошибки образовательных учреждений
— Отсутствие согласий родителей на обработку данных детей.
— Не ведется реестр обработки данных учащихся и сотрудников.
— Не соблюдаются меры технической защиты данных в электронных образовательных системах.
— Передача данных сторонним платформам без договоров и контроля мер безопасности.
Рекомендации и выводы
-
Подготовьте полный пакет документов по обработке персональных данных для образовательного учреждения.
-
Убедитесь, что все согласия родителей и сотрудников оформлены корректно и хранятся документально.
-
Проверьте техническую защиту всех информационных систем: шифрование, резервное копирование, разграничение доступа.
-
Организуйте обучение сотрудников по 152-ФЗ и внутренним регламентам.
-
Если образовательное учреждение хочет быть полностью готово к проверке и минимизировать риски штрафов, ICTech предлагает услугу «Разработка комплекта документов по защите персональных данных 152-ФЗ для организаций», включающую аудит и подготовку всех процессов для прохождения проверки.
