Проверка Роскомнадзора в управляющих компаниях (УК) и товариществах собственников жилья (ТСЖ) имеет свои особенности, так как организации обрабатывают персональные данные жильцов, подрядчиков, сотрудников и контрагентов. Инспекторы оценивают соблюдение требований 152-ФЗ и наличие мер защиты данных.
Этапы проверки
-
Предварительная подготовка:
Плановая проверка УК или ТСЖ проводится согласно графику Роскомнадзора, внеплановая — по жалобам жильцов, предписаниям других органов или сигналам о нарушениях. Организация получает уведомление и перечень необходимых документов. -
Изучение документации:
Проверяются внутренние документы: политика обработки персональных данных, локальные акты, должностные инструкции ответственного за ПДн, журналы учета и реестр обработки данных. Особое внимание уделяется согласиям жильцов на обработку их данных, а также документированию договоров с подрядчиками и поставщиками услуг. -
Фактическая проверка:
Инспекторы проверяют, где и как хранятся персональные данные жильцов и сотрудников: серверные помещения, архивы, базы данных и учетные системы. Оценивается соблюдение технических и организационных мер защиты: разграничение доступа, шифрование данных, резервное копирование, контроль подключаемых устройств. -
Работа с персоналом:
Проверяется обучение сотрудников требованиям 152-ФЗ, ознакомление с внутренними регламентами, порядок обработки и защиты данных. -
Выдача документов:
По результатам проверки составляется акт проверки и, при необходимости, предписание об устранении нарушений. В случае отсутствия нарушений может быть выдан отчет об отсутствии нарушений.
Особенности для УК и ТСЖ:
— Обработка персональных данных жильцов требует соблюдения правил информирования и получения согласий на обработку.
— Передача данных подрядчикам и сервисам (например, клининговым компаниям, платежным системам, сервисам ЖКХ) должна быть оформлена договорами с обязательными условиями по защите данных.
— Электронные системы учета, порталы жильцов и базы данных должны быть защищены техническими и организационными мерами.
Обоснование по законодательству
— Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных» — ст. 6–9, ст. 24 (согласие субъектов данных, меры по защите, права жильцов и сотрудников).
— Приказ Роскомнадзора от 1 июня 2017 г. №136 — регламент проведения проверок операторов ПДн, включая УК и ТСЖ.
— Методические рекомендации Роскомнадзора по обработке персональных данных в организациях ЖКХ и управления недвижимостью.
Типичные ошибки УК и ТСЖ
— Отсутствие согласий жильцов на обработку их персональных данных.
— Не ведется реестр обработки персональных данных жильцов и сотрудников.
— Недостаточная защита электронных баз данных и порталов жильцов.
— Передача данных подрядчикам без заключенных договоров с обязанностями по защите информации.
Рекомендации и выводы
-
Подготовьте полный пакет документов по обработке персональных данных, включая согласия жильцов и сотрудников.
-
Обеспечьте надежную защиту электронных и бумажных данных: шифрование, резервное копирование, контроль доступа.
-
Проведите обучение сотрудников требованиям 152-ФЗ и внутренним регламентам.
-
Заключите договоры с подрядчиками и поставщиками услуг с обязательными условиями по защите персональных данных.
-
Для полной подготовки к проверке и минимизации рисков штрафов ICTech предлагает услугу «Разработка комплекта документов по защите персональных данных 152-ФЗ для организаций», включающую аудит процессов и сопровождение проверки.
