Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152: обработкой признаются любые действия с ПДн, включая получение и хранение в почтовом ящике.
- Ст. 22 ФЗ-152: оператор обязан подать уведомление до начала обработки.
- Ст. 19 ФЗ-152: оператор должен обеспечить безопасность ПДн, в том числе при хранении на почтовом сервере.
Пример формулировки в уведомлении
Цели обработки: «подготовка, заключение и исполнение гражданско-правового договора», при необходимости — «продвижение товаров, работ, услуг на рынке».
Категории субъектов: клиенты.
Перечень данных: ФИО, телефон, e-mail, адрес (если указан в форме).
Место хранения: «почтовый сервер провайдера, доступ ограничен, используется парольная защита и антивирусное ПО. В случае использования зарубежного почтового сервиса (например, Gmail) осуществляется трансграничная передача».
Рекомендации и выводы
Даже если обработка ограничена только получением заявок на e-mail, уведомление в Роскомнадзор подавать нужно. Важно описать в документах порядок использования почтового ящика и меры безопасности (пароли, ограничение доступа, двухфакторная аутентификация). Если почта зарубежная, в уведомлении необходимо указать трансграничную передачу.
