Корректные формулировки для уведомления:
- заключение, исполнение и прекращение трудовых договоров;
- ведение кадрового и бухгалтерского учёта;
- начисление заработной платы, отпускных, иных выплат;
- исполнение обязанностей работодателя, предусмотренных трудовым,
- налоговым и пенсионным законодательством;
- оформление документов в налоговые органы, ПФР, ФСС, военный комиссариат.
Важно: цель должна быть максимально конкретной и отражать законные основания обработки.
Обоснование по законодательству
- ФЗ-152, ст. 22 ч. 3: в уведомлении оператор обязан указывать цели обработки ПДн.
- ФЗ-152, ст. 6 ч. 2 п. 2: обработка допускается, если она необходима для исполнения трудового договора.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 86–90: работодатель имеет право обрабатывать ПДн работников для кадрового учёта и обязан обеспечить их защиту.
Пример формулировки для уведомления
«Цели обработки: ведение кадрового учёта, оформление, исполнение и прекращение трудовых договоров; начисление заработной платы и иных выплат; исполнение обязанностей работодателя, установленных законодательством РФ (в том числе налоговым, пенсионным, трудовым).»
Пример из практики
Компания указала в уведомлении только «кадровый учёт». При проверке Роскомнадзор потребовал уточнить формулировку, так как цель должна охватывать исполнение трудовых договоров и законных обязанностей работодателя. После исправлений уведомление было принято.
Рекомендации и выводы
— Указывайте полный перечень целей, а не абстрактное «кадровый учёт».
— Обязательно включите исполнение трудовых договоров и законных обязанностей работодателя.
— Согласия работников на обработку их ПДн в рамках трудовых отношений оформлять не требуется — основание уже предусмотрено Трудовым кодексом.
— В политике обработки ПДн на сайте можно не дублировать кадровые цели, если сайт предназначен только для клиентов.
