Как заполнить уведомление об обработке персональных данных, если используется CRM?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Если организация или ИП ведут клиентскую базу через CRM-систему (Bitrix24, amoCRM, Мегаплан, 1С и др.), то уведомление подаётся в стандартном порядке. Сам факт использования CRM не освобождает от обязанностей: оператором всё равно остаётся компания или предприниматель, а CRM — лишь инструмент. Главное при заполнении уведомления — указать цели обработки (например, «ведение клиентской базы, заключение и исполнение договоров, информирование клиентов»), категории субъектов (клиенты, контрагенты, сотрудники) и местонахождение базы данных.

Обоснование по законодательству

• Ст. 3 ФЗ-152: оператором признаётся лицо, которое организует обработку ПДн, даже если используются сторонние сервисы.
• Ст. 22 ФЗ-152: уведомление должно содержать сведения о целях, категориях субъектов и месте хранения данных.
• Ст. 12 ФЗ-152: если CRM размещена за рубежом (например, зарубежные облачные сервисы), это трансграничная передача и её нужно указать.

Как правильно заполнить уведомление

Если CRM установлена локально (на сервере в офисе или в дата-центре в РФ):
«Место хранения: сервер организации (на территории РФ). Трансграничная передача не осуществляется.»

Если CRM облачная и размещена в России (например, российский Bitrix24, Мегаплан):
«Место хранения: серверы провайдера CRM на территории РФ. Трансграничная передача не осуществляется.»

Если CRM зарубежная (например, HubSpot, Zoho):
«Место хранения: серверы компании [название], расположенные в [страна]. Трансграничная передача осуществляется.»

Рекомендации и выводы

В уведомлении нужно зафиксировать:
— цели (ведение клиентской базы, исполнение договоров, обратная связь);
— категории субъектов (клиенты, контрагенты, сотрудники, соискатели — в зависимости от задач);
— место хранения базы (локально или у провайдера).
Формулировка «используется CRM» недостаточна: Роскомнадзору важно видеть конкретику о размещении и защите данных.

Нет времени разбираться в нюансах?

Заполним уведомление за Вас!

Услуга под ключ: подготовим, заполним и подадим уведомление в Роскомнадзор без ошибок, с учётом требований 2025 года.

Оставить заявку