Что говорит законодательство
Федеральный закон № 187-ФЗ обязывает субъекта КИИ обеспечивать подтверждаемость и достоверность сведений об объектах КИИ и результатах категорирования.
Методика определения значимости объектов КИИ, утверждённая приказом ФСТЭК России № 235, требует документального оформления и утверждения результатов категорирования. Из этого следует, что документы, которыми оформлены итоговые решения, должны храниться в подлинном виде, позволяющем подтвердить их юридическую силу.
Как это работает на практике
На практике в оригинале должны храниться следующие категории документов по КИИ.
Итоговые документы (обязательно в оригинале)
-
акты категорирования объектов КИИ;
-
решения о присвоении категории значимости либо о признании объекта незначимым;
-
документы об утверждении результатов категорирования (гриф утверждения, приказы).
Организационно-распорядительные документы
-
приказы о создании комиссии по категорированию;
-
приказы о назначении ответственных за КИИ;
-
локальные нормативные акты по работе с объектами КИИ.
Документы комиссии
-
протоколы заседаний комиссии по категорированию;
-
протоколы повторных заседаний и актуализации.
В каком виде считается «оригинал»
-
бумажный оригинал — документ с собственноручными подписями уполномоченных лиц;
-
электронный оригинал — электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, с обеспеченной неизменностью.
Копии (скан-копии, распечатки без подписи, файлы без ЭП):
-
допустимы для рабочего использования;
-
не признаются оригиналами при проверках.
Что не требуется хранить в оригинале
-
рабочие таблицы и расчёты (достаточно хранить в электронном виде);
-
аналитические материалы и пояснительные записки;
-
черновики и промежуточные версии документов.
Важно:
-
при наличии бумажного оригинала его электронная копия не заменяет подлинник;
-
при электронном документообороте бумажный оригинал не требуется, если ЭП действительна;
-
отсутствие оригинала итогового документа приравнивается к его отсутствию.
Выводы и рекомендации
В оригинале подлежат хранению все документы по КИИ, которыми принимаются и утверждаются юридически значимые решения: акты категорирования, протоколы комиссии и организационно-распорядительные приказы. Оригиналом считается либо бумажный документ с подписями, либо электронный документ с квалифицированной ЭП.
Рекомендуется:
-
заранее определить, в каком виде (бумажном или электронном) формируются оригиналы;
-
обеспечить централизованное хранение оригиналов по КИИ;
-
не уничтожать оригиналы после пересмотра или актуализации;
-
быть готовыми представить именно оригиналы при проверках.
Хранение оригиналов документов по КИИ — ключевое условие подтверждения корректного выполнения требований 187-ФЗ и защиты позиции субъекта КИИ при регуляторном контроле.
